Всі підприємці рано чи пізно приходять до необхідності поставити на контроль свої «витрати\прибутки» за допомогою комп'ютерних програм та спеціальної техніки з однієї простої причини: прозорість грошового обороту та запобігання крадіжкам і «недостачам».
Поговоримо про три питання, які ви повинні собі задати, перш ніж приступити до автоматизації торгівлі свого закладу. Будь-то магазин, ресторан, нічний клуб, СТО або склад.
Які ваші завдання повинна вирішувати програма обліку торгівлі?
Програм багато. Якщо ви маєте декілька бізнесів, наприклад, продуктовий магазин і аптеку, то одразу скажете, що спосіб обліку в кожному випадку по-свому унікальний.
Отже, перше, що ви повинні зробити — написати невеликий перелік завдань. Що повинна робити програма: інвентаризація, повернення, робота з контрагентами, «шахматка» (якщо це готель), робота з вагами (контроль витрат на коктейлі в барі) і так далі. Потім можете приступати до вибору програми.
Безкоштовна програма для торгівлі, дешева або працююча?
Безкоштовні програми для магазинів
Якщо ви не перший рік в бізнесі, то знаєте, що тут немає нічого безкоштовного.
фото Paul Turton
В кращому випадку ви отримаєте безкоштовну «демо» програму, яка через деякий час "захоче" платний ключ активації. Або програму з дуже обмеженими можливостями, без аналітики.
І коли ви зрозумієте наскільки зручно і швидко можна вирішувати деякі проблеми обліку з програмою для торгівлі, ви захочете вирішити всі проблеми. Це все ви отримаєте за окрему плату...
В гіршому випадку ви отримаєте аналог Excel таблиці з «багами», «вильотами», помилками в базі даних та обліку, що не допоможе вам, а навпаки, зашкодить бізнесу. Або ще гірше: такі програми, як правило, можуть збирати інформацію з вашого комп'ютера, мати в собі віруси і займатися їх розсилкою з вашого комп'ютера. Той хто написав таку програму всеодно отримає свою вигоду. В бізнесі нічого безкоштовного не буває. І ви це знаєте.
II) Дешева програма для торгівлі (як правило для магазину).
Якби існували дешеві, недорогі програми для торгівлі, що повністю задовольняють бізнес — ми б ними торгували. Краще продати 1000 програм за 25-50 $, ніж 10 програм за 100 $ і вище, чи не так? З точки зору бізнесу це вигідно. З точки зору інтеграторів — фірм, що професійно займаються установкою таких програм — це зіпсований імідж, зіпсовані відносини з клієнтом.
Дешеві програми можуть вирішити до половини ваших проблем, але далеко не всі. Можливості у них дуже обмежені. Надійність сумнівна. Якби дешеві програми були дійсно хорошими, то такі гіганти як, припустимо «1С», давно вже б розорилися, правда? Але такі корпорації, навпаки, все більше завойовують ринок, до них звертається все більша кількість бізнесменів після проби дешевих програм. Задайте собі просте питання: а чому це так?
III) Надійні програми для торгівлі.
Секрет хорошої програми для обліку торгівлі простий.
По-перше, це має бути програма від серйозної фірми, яка знає специфіку вашого бізнесу. І якість свого продукту вони повинні підтвердити великим часом перебування на ринку та хорошою репутацією.
По-друге, така програма повинна бути як конструктор: інтегратор, який встановлює вам програму, повинен мати можливість налаштувати її під вас і ваше обладнання. Про це мало хто знає, але будь-яка, навіть найкраща програма, потребує налаштування під вашу специфіку. Інакше результат буде не зовсім той, на який ви сподіваєтесь.
2. Як вибрати обладнання для торгівлі? Чи варто ставити ліцензії на програмне забезпечення?
Якісне обладнання не завжди означає дороге (ось приклад). Але дешеві аналоги, припустимо, принтери чеків, це завжди повторна покупка, як правило, раз на рік. Дешеве обладнання для торгівлі, як насіння — постійно купуєш нову порцію. І це теж для когось бізнес.
Якщо ви не мали раніше досвіду з таким обладнанням, не знаєте що краще купити, вам потрібно звернутись за порадою до інтегратора, а не купувати в інтернет-магазинах. Чому? Тому що інтегратору не цікаво продавати вам те, що зламається через півроку. Бо зазвичай інтегратор заключає з вами договір на обслуговування, надає сервіс. І якщо з технікою щось трапиться, інтегратору дорожче обійдеться її заміна або ремонт по гарантії, ніж прибуток від продажу.
Ліцензійне ПЗ або «піратка» для торгівлі?
Звичайно, безкоштовне піратське ПЗ «краще», з посмішкою скаже вам будь-який співробітник відділу по захисту авторських прав, виписуючи штраф від 500 $ за піратське ПЗ. Можете з ним посперечатися. Заради інтересу можете згадати, що комп'ютер на касі не має відношення до торгівлі і вам його заніс сусід разом з самою програмою для торгівлі...
3. Навіщо навчання, техпідтримка і Договір на обслуговування? Навіщо резервне копіювання? А без цього ніяк не обійтися?
Обійтися можна. Як і без автоматизації торгівлі в цілому. Наш час дає багатий вибір.
Навчання.
Будь-яка програма обліку торгівлі, навіть найдешевша, має одну специфіку: її писали люди. Маючи свої уявлення про те, як вона повинна працювати. Не вміючи працювати з програмою, ви навряд чи зможете скористатися всіма її можливостями. Якщо ви раніше мали справу з будь-якою бухгалтерською програмою, ви зрозумієте про що йде мова.
Зазвичай, навчання персоналу платне. Особисто ми, даємо два тижні безкоштовного навчання по програмі і супровід, чого цілком достатньо для касирів, барменів і т. д.
Підтримка.
Але в ході роботи можуть виникати додаткові запитання, побажання додати до програми ще щось (якщо це не було заявлено в безкоштовний термін навчання та доопрацювання). Можуть виникнути різні аварійні ситуації з касою, технікою з незалежних від вас і від устаткування причин (перенавантаження в мережі, механічне ушкодження). Все це дешевше доробити, довчити, полагодити, маючи Договір на обслуговування та технічну підтримку.
Резервне копіювання. Системи безперебійного живлення.
Ми налаштовуємо «backup», систему резервного копіювання ваших даних. Це входить в Договір. Навіть найнадійніша техніка рідко, але може давати збій. Але насправлі, в більшості випадків, саме людський фактор може привести до того, що ви ризикуєте втратити всі свої дані. Резервне копіювання даних для бізнесу життєво необхідно.
Щоб убезпечити себе від втрати даних через перебої в мережі, «згорання» техніки, ми рекомендуємо встановлювати системи безперебійного живлення.
Це не дорого. Дорого замінювати всю техніку!