Все предприниматели приходят к необходимости поставить на контроль свои «расходы\прибыли» с помощью компьютерных программ и специальной техники по одной простой причине: прозрачность денежного оборота, исключение хищений и «недостач».
Поговорим о трех вопросах, которые вы должны задать себе прежде, чем приступить к автоматизации торговли своего заведения. Будь-то магазин, ресторан, ночной клуб, СТО или склад.
1. Какие ваши задачи должна решать программа учета торговли?
Программ много. Если вы имеете несколько бизнесов, например, продуктовый магазин и аптека, то сразу скажете, что способ учета в каждом случае по своему уникален.
Итак, первое что вы должны сделать — написать небольшой список задач. Что должна делать программа: инвентаризация, возврат, работа с контрагентами, «шахматка» (если это отель), работа с весами (контроль расходов на коктейли в баре) и так далее. Когда вы с этим определились, надо выбрать программу.
Бесплатная программа для торговли, дешевая или работающая?
I) Бесплатные программы для магазинов.
Если вы не первый год в бизнесе, то знаете, что тут ничего бесплатного нет.
фото Paul Turton
В лучшем случае вы получите бесплатно «демо» программу, которая спустя время потребует платный ключ активации. Или программу с очень ограниченными возможностями, без аналитики.
И когда вы поймете насколько удобно и быстро можно решать некоторые проблемы учета с программами для торговли, вы захотите решить все проблемы. Это все вы получите за отдельную плату...
В худшем случае вы получите аналог Excel таблицы с «багами», вылетами, ошибками в базе данных и учете — вобщем пробный продукт начинающего программиста. Или еще хуже, такие программы, как правило, еще могут собирать информацию с вашего компьютера, внедрять вирусы и заниматься рассылкой с вашего компьютера. Тот кто написал такую программу все равно получит свою выгоду. В бизнесе ничего бесплатного не бывает. И вы это знаете.
II) Дешевая программа для торговли (как правило для магазина).
Если бы существовали дешевые, недорогие программы для торговли, полностью удовлетворяющие бизнес — мы бы ими торговали.
Лучше продать 1 000 программ за 25-50$, чем 10 программ за 100$ и выше. С точки зрения бизнеса это выгодно. С точки зрения интегратора — фирмы профессионально занимающейся установкой таких программ — это испорченный имидж, испорченные отношения с клиентом.
Дешевые программы могут решить до половины ваших проблем, но далеко не все. Возможности у них весьма ограниченные. Надежность сомнительна. Если бы дешевые программы были действительно хорошими, то такие гиганты как, допустим «1С», давно уже бы разорились, правда? Но такие корпорации наоборот все больше завоевывают рынок, к ним обращается все больше бизнесменов, после пробы дешевых программ. Задайте себе простой вопрос: а почему это так?
III) Надежные программы для торговли.
Секрет хорошей программы для учета торговли прост.
Во-первых, это должна быть программа от серьезной фирмы, которая знает специфику вашего бизнеса. И качество своего продукта они должны подтвердить большим временем пребывания на рынке и хорошей репутацией.
Во-вторых, такая программа должна быть как конструктор: интегратор устанавливающий вам программу, должен иметь возможность настроить ее под вас и ваше оборудование. Об этом мало кто знает, но любая, даже самая хорошая программа требует настройки под вашу специфику. Иначе результат будет не совсем тот какой вы хотите.
2. Как выбрать оборудование для торговли? Стоит ли ставить лицензии на ПО?
Качественное оборудование не всегда означает дорогое (вот пример). Но дешевые аналоги, допустим принтеров чеков, это всегда повторная покупка, как правило раз в год. Дешевое оборудование для торговли как семечки — постоянно покупаешь новую порцию. И это тоже для кого-то бизнес.
Если вы не имели ранее опыта с таким оборудованием, не знаете что лучше купить — вам надо обратится за советом к интегратору, а не покупать в интернет-магазинах. Почему? Потому, что интегратору не выгодно продавать вам технику, которая сломается через пол-года. Потому что обычно у интегратора с вами контракт на гарантийное обслуживание и сервис. И если с техникой что-то случится, интегратору дороже обойдется ее замена или ремонт по гарантии, чем прибыль от продажи.
Лицензионное ПО или «пиратка» для торговли?
Конечно, бесплатное пиратское ПО «лучше», с улыбкой скажет вам любой сотрудник отдела по защите авторских прав, выписывая штраф от 500$ за пиратское ПО. Можете с ним поспорить. Ради интереса, можете упомянуть, что компьютер на кассе не имеет отношения к торговле и вам его занес сосед вместе с программой...
3. Зачем обучение, техподдержка и Договор на обслуживание? Зачем резервное копирование? А без этого никак не обойтись?
Обойтись можно. Как и без автоматизации торговли в целом. Наш век дает широкий выбор.
Обучение
Любая программа учета торговли, даже самая дешевая, имеет одну специфику: ее писали люди. Имея свои представления о том, как она должна работать. Не умея работать с программой, вы навряд ли сможете воспользоваться всеми ее возможностями. Если вы ранее имели дело с любой бухгалтерской программой, вы понимаете о чем идет речь.
Обычно, обучение персонала платное. Лично мы, даем две недели бесплатного обучения программе и сопровождение, чего вполне достаточно для кассиров, барменов и т.д.
Поддержка
Но в ходе работы могут возникать дополнительные вопросы, пожелания добавить к программе еще что-то (если это не было заявлено в бесплатный термин обучения и доработки). Могут возникнуть разные аварийные ситуации с кассой, техникой по независящем от вас и оборудования причинам (перенагрузка в сети, механическое повреждение). Все это дешевле доделать, дообучить, починить имея Договор на обслуживание и техподдержку.
Резервное копирование. Системы бесперебойного питания.
Мы настраиваем «backup», систему резервного копирования ваших данных. Это входит в Договор. Даже самая надежная техника редко, но может давать сбой. Правда, в большинстве случаев, это человеческий фактор может привести к тому, что вы рискуете потерять все свои данные. Резервное копирование данных для бизнеса жизненно необходимо.
Чтобы обезопасить себя от потери данных из-за перебоев в сети, «сгорания» техники, мы крайне рекомендуем устанавливать системы бесперебойного питания.
Это не дорого. Дорого заменять всю технику.